Cómo adaptar los equipos y el software al nuevo requisito fiscal de la AEAT
Publicado: 10.DIC.2025
La aprobación del Real Decreto 1007/2023 ha establecido un nuevo marco técnico para los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) utilizados por empresarios y profesionales.
Esta normativa, que busca estandarizar los formatos de registro para garantizar la inalterabilidad de los datos, despliega lo que se conoce como Verifactu España, un conjunto de especificaciones que obligará a modificar la arquitectura del software de gestión para remitir o certificar la información ante la Agencia Tributaria.
Lejos de ser una mera actualización administrativa, esta regulación impone requisitos de ingeniería de software específicos para erradicar el denominado "software de doble uso".
A continuación, desglosamos las obligaciones técnicas, el cronograma de entrada en vigor y las implicaciones para el tejido empresarial.
Estándares técnicos: integridad y trazabilidad
El núcleo del reglamento no reside en la factura como documento comercial, sino en el registro informático que la genera.
Para que un sistema sea conforme a la norma, debe garantizar, mediante algoritmos y procesos de seguridad, los siguientes principios sobre cada registro de facturación:
● Integridad e Inalterabilidad: una vez generado el registro, el sistema no debe permitir su modificación o borrado sin dejar rastro.
● Trazabilidad: los registros deben encadenarse de manera secuencial. Cada nueva factura debe contener una "huella" o hash de la anterior, creando una cadena de bloques que impide la manipulación de datos pasados.
● Legibilidad y Conservación: los datos deben ser accesibles y legibles durante el periodo de prescripción tributaria.
Además, a nivel visible para el usuario y el receptor, el software deberá incluir automáticamente un código QR en la factura y un código alfanumérico identificativo.
Esto permite que cualquier cliente o tercero pueda verificar la validez del documento escaneando dicho código, lo que conecta directamente con los servicios de la AEAT si el sistema opera en modalidad "VeriFactu" (envío automático).
Cronograma de implementación obligatoria
Aunque la normativa técnica ya está definida, la Agencia Tributaria ha establecido un periodo transitorio para permitir a los desarrolladores de software y a las empresas actualizar sus sistemas.
Es crítico tener en cuenta que las fechas límite varían según la naturaleza jurídica del contribuyente:
1. Empresas (Impuesto de Sociedades): deberán operar con sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027.
2. Autónomos y profesionales: el plazo se extiende hasta el 1 de julio de 2027.
Es importante señalar que la responsabilidad recae tanto en el productor del software (que debe certificar su producto mediante una declaración responsable) como en el usuario final, que debe asegurarse de utilizar una herramienta conforme a la ley.
Auditoría de sistemas y sanciones
Para los departamentos técnicos y de administración, la prioridad actual es la auditoría del software ERP o de facturación existente.
Es necesario verificar si el proveedor tecnológico actual dispone de la hoja de ruta para cumplir con los requisitos de encadenamiento de datos y firma digital.
En este proceso de evaluación, resulta útil contar con herramientas que esquematicen los requerimientos.
or ejemplo, existen recursos como el checklist de diagnóstico rápido de QRNow, que permiten graficar qué elementos técnicos faltan en un sistema actual para cumplir con el nuevo estándar, facilitando la interlocución con los proveedores de TI.
No realizar esta adaptación conlleva riesgos elevados. El régimen sancionador, amparado en la Ley General Tributaria, tipifica como infracción grave la tenencia de sistemas no conformes.
Las multas pueden ascender a 50.000 euros por ejercicio por la utilización de programas que permitan la doble contabilidad o la alteración de registros, además de sanciones proporcionales al volumen de facturación en casos de reincidencia o resistencia a la inspección.
Diferencia entre Sistema VeriFactu y Factura Electrónica
Desde el punto de vista técnico y legislativo, es fundamental no confundir dos conceptos que, aunque convergen en la digitalización, responden a normativas distintas:
● Reglamento de Sistemas (Antifraude): regido por el RD 1007/2023. Su objetivo es el control fiscal y la calidad del dato contable ante Hacienda. Afecta a cómo el software guarda y envía la información.
● Factura Electrónica (Ley Crea y Crece): regula las relaciones comerciales B2B (entre empresas). Obliga a emitir facturas en formatos estructurados (como Facturae) para garantizar la trazabilidad del pago y reducir la morosidad comercial.
Ambos sistemas convivirán y, en la práctica, la mayoría de soluciones de software integrarán ambos módulos para cumplir simultáneamente con la AEAT y con los proveedores/clientes.
La entrada en vigor de estos requisitos supone el fin de los sistemas de facturación basados en hojas de cálculo simples o software obsoleto sin control de huella digital.
La recomendación para ingenieros de planta, gerentes y responsables de sistemas es iniciar la transición tecnológica antes de finales de 2025 para evitar cuellos de botella en la migración de datos al acercarse la fecha límite de 2027.
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